KBART-Dateien bearbeiten
Häufige Fehler
Bei der Bearbeitung von KBART-Dateien treten manche Fehler gehäuft auf, die unbedingt vermieden werden müssen.
- Falscher Zeichensatz: KBART-Dateien müssen im Zeichensatz UTF-8 vorliegen. Manche Anbieter weichen von dieser Norm ab, aber der Zeichensatz kann sich auch unbeabsichtigt im Rahmen der Bearbeitung von KBART-Dateien ändern. Daher muss der Zeichensatz immer überprüft werden.
- Umformatierung von Datumsangaben: Datumsangaben wie Veröffentlichungsdatum, Abdeckungsdaten etc. müssen im Format YYYY-MM-DD vorliegen. Tabellenkalkulationsprogramme ändern dieses Format manchmal automatisiert in andere Formatierungen wie DD.MM.YYYY. Diese Umformatierungen müssen vermieden werden.
- Umformatierung von ISBNs: Manchmal liegt insbesondere die ISBN-13 ohne Bindestriche vor. Tabellenkalkulationsprogramme deuten sie dann fälschlicherweise als numerischen Wert und stellen sie in exponentieller Schreibweise dar (z.B. 9,78179E+12). Dadurch gehen die letzten Stellen verloren. Die ISBN wird dadurch unbrauchbar.
Microsoft Excel
KBART-Dateien können mit Excel nicht über das „Öffnen“-Menü geladen werden. Sie müssen in einer leeren Arbeitsmappe über den Menüpunkt Datei > Aus Text/CSV importiert werden.
Importeinstellungen
Es öffnet sich ein Importfenster. In diesem Fenster ist es äußerst wichtig, folgende Einstellungen korrekt vorzunehmen:
- Dateiursprung: Hier können Sie die Zeichenkodierung auswählen, in der die KBART-Datei vorliegt. Diese wird nicht automatisch von Excel erkannt. Excel schlägt die Kodierung „1252: Westeuropäisch (Windows)“ vor, die in den meisten Fällen falsch ist. Laut NISO- Standard muss eine Kodierung als „65001: Unicode (UTF-8)“ vorliegen. Wählen Sie diese Kodierung aus dem Dropdown aus. Hinweis: Es kann sein, dass Anbieter sich nicht an den NISO- Standard halten und eine andere Kodierung wählen. Wählen Sie dann hier die vom Anbieter genutzte Kodierung aus. Zum Erkennen der Kodierung lesen Sie den Abschnitt „Zeichenkodierung erkennen und korrigieren“.
- Trennzeichen: Für KBART-Dateien sind Tabstopps als Trennzeichen vorgegeben. Wählen Sie daher Tabstopps aus. In der Regel ist diese Auswahl schon vorab eingestellt.
- Datentypenerkennung: Wählen Sie hier „Datentyp nicht ermitteln“ aus, da Excel durch eine fehlerhafte Datentyperkennung die Daten korrumpieren kann.
Korrektur der Header-Zeile
Excel erkennt die Spaltenüberschriften-Zeile der KBART-Datei nicht als Überschriften an und fügt eine weitere Zeile hinzu.
- Entfernen Sie die Markierung dieser Zeile als Überschriftenzeile. Entfernen Sie dazu den
Haken unter Entwurf > Kopfzeile. - Löschen Sie die nun leere Zeile mit Rechtsklick auf die Zeilennummer „1“ und Auswahl von Zellen löschen aus dem Kontextmenü.
Bearbeitung der KBART-Datei
Sie können die Datei nun beliebig bearbeiten. Beachten Sie bitte die Standards des KBART-Formats, die hier zusammengefasst sind.
Speichern der KBART-Datei
Speichern sie die KBART-Datei über Datei > Speichern unter. Nachdem Sie einen Speicherort ausgewählt haben, erscheint ein Fenster. Hier müssen Sie folgende Einstellungen auswählen:
- Dateityp: „Text (Tabstopp-getrennt) (*.txt)
- Tools > Weboptionen > Reiter Codierung > Dokument speichern als: „Unicode (UTF-8)“
Sie bestätigen die Auswahl über „OK“. Den nachfolgenden Hinweis, dass der Dateityp keine Arbeitsmappen mit mehreren Blättern unterstützt, bestätigen Sie ebenfalls mit „OK“.
Wichtiger Hinweis: Excel speichert trotz korrekten Vorgehens häufig in einer falschen Zeichenkodierung. Überprüfen Sie daher die Datei hinsichtlich ihrer Zeichenkodierung wie im Abschnitt „Zeichenkodierung erkennen und korrigieren“ angegeben.
LibreOffice Calc
LibreOffice Calc ist ein freies Tabellenkalkulationsprogramm, das sich zur Bearbeitung von KBART-Dateien eignet. KBART-Dateien können einfch über Datei > Öffnen geöffnet werden.
Importeinstellungen
Es öffnet sich ein Importfenster. In diesem Fenster ist es äußerst wichtig, folgende Einstellungen korrekt vorzunehmen:
- Importieren: Hier können Sie die Zeichenkodierung auswählen, in der die KBART-Datei vorliegt. Diese wird nicht automatisch von LibreOffice Calc erkannt. LibreOffice Calc schlägt die Kodierung „Unicode (UTF-8)“ vor, die in den meisten Fällen korrekt ist. Laut NISO- Standard muss eine Kodierung als „Unicode (UTF-8)“ vorliegen. Hinweis: Es kann sein, dass Anbieter sich nicht an den NISO-Standard halten und eine andere Kodierung wählen. Wählen Sie dann hier die vom Anbieter genutzte Kodierung aus. Zum Erkennen der Kodierung lesen Sie den Abschnitt „Zeichenkodierung erkennen und korrigieren“.
- Trennoptionen: Für KBART-Dateien sind Tabstopps als Trennzeichen vorgegeben. Wählen Sie daher Tabstopps aus. In der Regel ist diese Auswahl schon vorab eingestellt.
- Weitere Optionen: Wählen Sie hier alle Optionen ab. Insbesondere die „Erweiterte Zahlenerkennung“ muss ausgeschaltet sein, da eine fehlerhafte Zahlenerkennung die Daten korrumpieren kann.
Bearbeitung der KBART-Datei
Sie können die Datei nun beliebig bearbeiten. Beachten Sie bitte die Standards des KBART-Formats, die hier zusammengefasst sind.
Speichern der KBART-Datei
Speichern sie die KBART-Datei über Datei > Speichern unter. Hier müssen Sie folgende Einstellungen auswählen:
- Dateiname: Geben Sie den Dateiname mit dem Suffix „.txt“ oder „.tsv“ an. Die GOKb akzeptiert beide Endungen.
- Dateityp: „CSV (*.csv)“
- Automatische Dateiendung: Entfernen Sie den Haken an dieser Option.
- Filtereinstellungen bearbeiten: Wählen Sie diese Option an.
Nach der Auswahl des Buttons „Speichern“ bittet das Programm sie um eine Bestätigung, dass die Datei im CSV-Format abgespeichert werden soll. Bestätigen Sie den Dialog.
Anschließend öffnet sich ein neuer Dialog Textdatei exportieren. Nehmen Sie hier folgende Einstellungen vor:
- Zeichensatz: „Unicode (UTF-8)“
- Feldtrennzeichen: „{Tabulator}“
- Texttrennzeichen: “ “ “ (Hochgestellte doppelte Anführungszeichen)
- Zellinhalte wie angezeigt speichern: Anwählen bzw. Haken setzen
- Alle anderen Optionen: Abwählen bzw. Haken entfernen
Sie bestätigen die Auswahl über „OK“.
Zeichenkodierung erkennen und korrigieren
Zum Erkennen und Bearbeiten der Zeichenkodierung empfiehlt das GOKb-Team das freie Tool Notepad++. Da KBART-Dateien Textdateien sind, können sie mit dem Texteditor Notepad++ bearbeitet werden.
Öffnen Sie die KBART-Datei in Notepad++. Im Regelfall erkennt Notepad++ die Zeichenkodierung der Datei und stellt sie in der Fußzeile des Fensters dar. Sollte die Kodierung nicht korrekt erkannt worden sein, erkennen Sie das an falschen Zeichen, die von Notepad++ schwarz unterlegt dargestellt werden:
- Satzzeichen wie Apostrophe
- Umlaute wie ä, ö, ü
- Weitere Buchstaben und Zeichen außerhalb des lateinischen Standardalphabets (Akzente etc.)
Sie können über den Menüpunkt Codierung die korrekte Zeichenkodierung der Datei auswählen, sodass die genannten Zeichen korrekt dargestellt werden. Über denselben Menüpunkt Codierung > Konvertiere zu UTF-8 können Sie die Kodierung auf die korrekte, vom KBART-Standard empfohlene Zeichenkodierung UTF-8 umstellen und anschließend abspeichern.
In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass ein Zeichen in einer UTF-8 codierten Datei nicht eindeutig zugeordnet werden konnte. Der Import der KBART-Datei wird abgebrochen mit der Fehlermeldung „File has illegal charset null!“.
Die Datei können Sie wie folgt korrigieren:
Öffnen Sie die Datei im Tool Notepad++ und wählen im Menüpunkt Codierung den Punkt Konvertiere zu UTF-8-BOM (BOM = Byte Order Mark) aus. Dadurch wird es dem System ermöglicht, zuverlässiger anzunehmen, ob eine Datei in UTF-8 codiert ist. Anschließend speichern Sie die Datei. Vorsichtshalber sollten Sie sie vor dem Import noch einmal validieren.