Anlegen und Pflege von Paketen

Suchen eines Pakets

Suchen Sie ein Paket über den Menüpunkt „Pakete“ auf der linken Menüleiste. Sie können in der Maske über den Namen des Pakets, über den Anbieter des Pakets, über einen Identifikator, über den Status des Pakets oder über eine Kuratorengruppe suchen bzw. filtern.

Außerdem ist möglich, bei der Paketsuche eine Update-Methode (z.B. Auto-Update) und eine Jahresangabe eines Paketes anzugeben.

Screenshot Paket suchen mit Filterfunktionen

Anlegen eines Pakets

Das Anlegen und das Bearbeiten eines Pakets wird über ähnliche Eingabemasken gesteuert.

  • Sie legen ein Paket an über den Menüpunkt „Paket anlegen“.
  • Sie bearbeiten ein bestehendes Paket, indem sie über „Suchen eines Pakets“ nach dem Paket suchen und auswählen.

Beide Masken bestehen aus weitgehend identischen Schritten. Lediglich der Schritt „Zusammenfassung“ erscheint bei „Paket bearbeiten“ als Schritt 1, bei „Paket anlegen“ als letzter Schritt 4.

Schritt 1: Allgemeine Daten

Hier tragen Sie die allgemeinen Daten zum Paket ein wie den Namen, den Anbieter und die Plattform.

Neue Pakete können auch nach Vorlage eines existierenden Pakets erstellt werden. Über den  Button „Vorgabewerte Laden“ öffnet sich ein Dialogfenster. Im Feld Paket-Vorlage wählen Sie das Paket aus, dessen Werte Sie übernehmen möchten. Es erscheint ein neues Fenster mit den Paketinformationen, die übernommen werden können.

Der Button „Aus externer Datenquelle Importieren“ ermöglicht es, dass Daten aus anderen Quellen (we:kb, EZB) automatisch in die GOKB übertragen werden. Im Dialogfenster wählen Sie zunächst die Importquelle aus und kopieren die UUID des benötigten Pakets in das entsprechende Feld. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster mit den Paketinformationen, die importiert werden können.

Screenshot Dokumentation Paket anlegen Schritt eins Allgemeine Daten
  • Name: Der offizielle Name des Pakets, unter dem es laut Anbieter angeboten wird. Falls Sie Daten auf ein schon existierendes Paket spielen wollen, müssen Sie hier den genauen Namen des Pakets in der GOKB eingeben (idealerweise mit Copy & Paste). Die Richtlinien zur Benennung von Paketen finden Sie hier.
  • Jahreszahl: In dieses Feld können Sie die Jahreszahl odern den Jahresabschnitt (Checkbox Mehrjährig) eines Paketes eintragen.
  • URL: Hier können Sie eine Informations-URL zum Paket hinterlegen, die auf die entsprechende Website des Anbieters verweist.
  • Anbieter: Wählen Sie hier den Anbieter des Pakets aus. Sie finden den Anbieter über eine Vorschlagsliste, wenn Sie in das Textfeld den Namen oder einen Teil des Anbieternamens eingeben. Eine Anleitung zum Anlegen des Anbieters finden Sie hier.
  • Plattform: Wählen Sie hier die Plattform des Pakets aus. Sie finden die Plattform über eine Vorschlagsliste, wenn Sie in das Textfeld den Namen oder einen Teil des Plattformnamens oder der Plattform-URL eingeben. Eine Anleitung zum Anlegen der Plattform finden Sie hier.
  • Abweichender Verlag (Checkbox): Neben dem Plattformanbieter kann auch ein Verlag hinzugefügt werden.

Beenden Sie die Eingabe mit Anwahl des Buttons „Weiter“.

Schritt 2: Paketeigenschaften

In diesem Schritt können Sie weitere Paketeigenschaften sowie Identifikatoren und Namensvarianten festhalten.

Screenshot von der GOKB-Seite, auf der die Eigenschaften eines Pakets eingegeben werden können
  • Pakettyp: Hier können Sie festlegen, um was für ein Paket es sich handelt.
    • Laufendes Paket (Front File): ein aktuelles Paket
    • Archivpaket (Back File): ein Archivpaket
    • Aggregator-Paket
    • Gesamttitelliste (Master File): eine Gesamtliste aller angebotenen Ressourcen eines Anbieters
  • Inhaltstyp: Hier können Sie angeben, um welchen Typ es sich bei den Titeln im Paket handelt.
    • Monographien
    • Datenbank(en)
    • Zeitschriften (Journals)
    • Gemischt
  • Eingrenzung: Hier können Sie festlegen, ob es sich um ein global angebotenes Paket (Global), ein regional/national angebotenes Paket (Regional) oder ob ein spezifisch auf ein Konsortium oder eine Einrichtung zugeschnittenes Paket handelt (Konsortial, Lokal). Falls eine Eingrenzung wie Regional, Konsortial oder Lokal vorliegt, können Sie diese Eingrenzung im Textfeld spezifizieren.
  • Paketmerkmale: Hier können Sie Merkmale des Pakets angeben.
    • Paketinhalt ist einheitlich: Besitzt das Paket für alle lizenzierenden Bibliotheken den gleichen Inhalt? – Ja, wenn der Inhalt für alle gleich ist. Nein (Standardwert), wenn sich der Inhalt von Bibliothek zu Bibliothek unterscheidet.
    • Einzeltitelauswahl möglich: Kann aus dem Paket eine Einzeltitelauswahl getroffen werden z. B. auf Basis von Pick and Choose? – Ja, wenn Einzeltitelauswahl möglich ist. Nein (Standardwert), wenn Einzeltitelauswahl nicht möglich ist.
    • Paket ist unveränderbar: Kann sich der Inhalt des Pakets verändern, d. h. können im Laufe der Zeit Titel hinzukommen bzw. wegfallen? – Ja, wenn der Inhalt unverändert bleibt. Nein (Standardwert), wenn sich der Inhalt ändert.
  • Identifikatoren: Hier können Sie die Identifikatoren für das Paket hinterlegen. Diese dienen dazu, das Paket eindeutig aufzufinden. Wählen Sie hier unter Namensraum den Typ des Identifikators (z. B. das ISIL oder den Namensraum des internen Identifikators) und tragen Sie im folgenden Feld den entsprechenden Wert ein.
    • Interner Identifikator: Wenn das Paket einen Identifikator des Anbieters selbst besitzt, wählen Sie im Dropdown bitte den Namensraum des Anbieters aus, z. B. emerald. Im zweiten Feld geben Sie den internen Paketidentifikator ein, z. B. EMX120. Dieser ist für spätere Referenzierung wichtig.
    • ISIL/Paketsigel: Falls Ihr Paket ein offizielles Produktkennzeichen der „ISIL-Agentur“ besitzt, geben Sie dieses hier an. Sie finden es ggf. unter https://sigel.staatsbibliothek-berlin.de/suche. Bitte achten Sie darauf, dass Sie das korrekte Anbieter-Paketsigel einspielen. Die Sigelstelle vergibt Sigel auch für lizenzierte Pakete von Allianz-, National- oder Konsortiallizenzen. Das Sigel eines dieser Pakete sollten Sie nur dann übernehmen, wenn Sie das entsprechende Allianz-,
      National- oder Konsortiallizenzpaket einspielen.
  • Weitere Namensformen: Hier können Sie Abkürzungen oder alternative Namensformen eintragen. Das empfiehlt sich, um gängige und bekannte Varianten aufzunehmen, die nicht in der offiziellen Namensform enthalten sind. Namensvarianten, die hier eingetragen werden, können bei der Paketsuche gefunden werden. Bitte beachten Sie, dass die alternative Namensform eine Variante des Paketnamens ist und keine Variante des Anbieternamens.
  • Bearbeitungs- und Listenstatus: Wenn Sie das Paket bearbeiten (und nicht anlegen), haben Sie außerdem die Möglichkeit, den Bearbeitungs- und Listenstatus des Pakets zu ändern.
    • Bearbeitungsstatus: Hier bestätigen Sie, dass Sie die Metadaten des Pakets vollständig erfasst haben. Voreingestellt ist hier der Status In Arbeit. Wenn das Paket fertig bearbeitet ist, setzen Sie den Status auf Bestätigt.
    • Listenstatus: Hier prüfen Sie, ob die Titelliste fertig bearbeitet wurde. Voreingestellt ist der Status In Bearbeitung. Ändern Sie diesen in Geprüft, sobald alle Pakettitel korrekt sind. Sie können den Status nicht ändern, wenn noch Prüfanfragen für das Paket offen sind. Der Listenstatus ist wichtig für den Import in Drittsysteme wie FOLIO, denn Pakete ohne den Status Geprüft werden nicht übernommen. Ferner wird, wenn Sie den Listenstatus auf Geprüft gesetzt haben, das jeweilige Datum automatisch im Feld „Zuletzt verifiziert am“ angezeigt. Dadurch können Nutzende des Pakets erkennen, wann es zuletzt intellektuell bearbeitet wurde.

Beenden Sie die Eingabe mit Anwahl des Buttons „Weiter“.

Schritt 3: Titel im Paket

Hier können Sie eine KBART-Datei importieren (siehe „Hochladen einer KBART-Datei“) und einzelne Pakettitel hinzufügen. Dabei entspricht diese Ansicht der Ansicht von Schritt 4 bei „Paket bearbeiten“.

Screenshot Dokumenation Ansicht Titel im Paket

Falls Sie bereits Pakettitel hochgeladen haben (sich also im Schritt 4 von „Paket bearbeiten“ befinden), sehen Sie an dieser Stelle eine Übersicht aller im Paket enthaltenen Titel mit dem Datum der letzten Änderung.

Screenshot von der GOKB-Seite, auf der eine Übersicht der Titel eines Pakets gezeigt wird
  • Sie können über das Suchfeld im Tabellenkopf nach einzelnen Titeln suchen.
  • Sie können Pakettitel über die Auswahl „Status“ filtern und sich beispielsweise nur aktuelle, ehemalige (archiviert) oder künftig erwartete Titel anzeigen lassen.

Über eine Anwahl eines Titels gelangen Sie in eine Detailsicht.

In der Titelübersicht sowie auf jedem Schritt im Modus „Paket bearbeiten“ werden Ihnen am Fuß der Seite jeweils das Datum der Erstellung des Paketes und der letzten Änderung an den Paketdaten angezeigt. Das Datum der Änderung ist für Drittsysteme wichtig, die Daten anhand der letzten Änderung abrufen (wie z. B. über die OAI-PMH-Schnittstelle).

Hochladen einer KBART-Datei

Über diese Sicht können Sie Pakettitel aus einer KBART-Datei in das Paket laden. Der Prozess des Hochladens von Pakettiteln kann sehr zeitaufwändig sein. Daher werden Sie das Ergebnis hier nicht in Echtzeit sehen. Schließen Sie nach Auswahl der KBART-Datei bzw. der Einstellung des automatischen Imports die Bearbeitung des Pakets ab. Sie werden über das Dashboard über den Stand des Einspielens der Titel informiert.

Achtung: Wenn Sie große Dateien (etwa >20.000 Titel) einspielen wollen, kann es sein, dass das System Sie auf die Übergröße hinweist. Bitte kontaktieren Sie uns in diesem Fall (support@gokb.org), damit wir sicherstellen können, dass es nicht zu Abbrüchen bei parallel laufenden Einspielungen kommt.

1. Manuelles Laden einer KBART Datei

Über den Button „KBART-Import“ können Sie eine KBART-Datei laden. Es öffnet sich ein modaler Dialog. Geben Sie hier bitte folgende Daten an:

  • Datei: Wählen Sie eine KBART-Datei von Ihrer Festplatte.
  • Namensräume für title_id: Wählen Sie bitte den Namensraum des Identifikators, der sich in der Datei unter der Spalte title_id befindet. Bei gemischten Paketen werden zwei Auswahllisten angezeigt – eine für Monographien und eine für Reihenpublikationen wie Zeitschriften.

Ergänzend können Sie zwischen verschiedenen Import-Optionen wählen:

  • Teil-Update: Wählen Sie dieses Feld an, wird der Inhalt des Pakets nicht komplett aktualisiert, sondern nur um die Titel aus der KBART-Datei ergänzt. Achten Sie aber darauf, dass die Struktur der Liste gleich ist, inklusive desselben Namensraums unter „title_id“.
  • Fehlende Titel als gelöscht markieren: Wählen Sie dieses Feld an, wird der Status der aktuell vorhandenen Pakettitel, die nicht in der KBART-Datei enthalten sind, auf „gelöscht“ gesetzt.
  • Testdurchlauf: Wählen Sie dieses Feld an, wird die KBART-Datei lediglich als Testdurchlauf verarbeitet.

Die beiden Optionen Teil-Update und Fehlende Titel als gelöscht markieren stehen wie folgt zueinander in Beziehung:

  • Teil-Update = nein, Fehlende Titel als gelöscht markieren = nein > Der Status der aktuell vorhandenen Pakettitel, die nicht in der KBART-Datei enthalten sind, wird auf archiviert gesetzt.
  • Teil-Update = nein, Fehlende Titel als gelöscht markieren = ja > Der Status der aktuell vorhandenen Pakettitel, die nicht in der KBART-Datei enthalten sind, wird auf gelöscht gesetzt.

Wenn Sie Teil-Update auswählen, wird die Option Fehlende Titel als gelöscht markieren ignoriert. Daher ist eine Verknüpfung beider Optionen nicht sinnvoll:

  • Teil-Update = ja, Fehlende Titel als gelöscht markieren = nein > Der Status der aktuell vorhandenen Pakettitel wird nicht verändert. Es werden nur die Titel aus der KBART-Datei hinzugefügt.
  • Teil-Update = ja, Fehlende Titel als gelöscht markieren = ja > Der Status der aktuell vorhandenen Pakettitel wird nicht verändert. Es werden nur die Titel aus der KBART-Datei hinzugefügt.

Sie bekommen nach dem Hochladen eine Übersicht über mögliche Fehler in der KBART-Datei. In dem Fall muss die KBART-Datei überarbeitet und erneut hochgeladen werden.

2. Einrichtung eines Auto-Imports

Die GOKB bietet verschiedene Methoden zum automatischen Import und Update von Paketen, je nachdem wie der Anbieter die KBART-Titellisten bereitstellt. Wenn die KBART-Titelliste auf der Homepage des Anbieters zum Herunterladen angeboten wird, können Sie die Konfiguration über die Methode „Automatischer Import einer KBART-Datei per HTTP“ (2.1) entsprechend einstellen. Wird die KBART-Titelliste vom Anbieter über einen FTP-Server bereitgestellt, wählen Sie die Option „Automatischer Import einer KBART-Datei per FTP“ (2.2) aus.

2.1 Automatischer Import einer KBART-Datei per HTTP

  • HTTP: Wählen Sie die „Transfer-Methode“ HTTP unter „Automatischer Import und Update“ aus. Geben Sie die URL an, unter der die KBART-Datei zu finden ist. Die URL muss direkt auf die KBART-Datei verlinken, nicht ggf. auf eine vorgelagerte Auswahlseite. Ist die KBART-Datei unter einer zeitlich veränderbaren URL zu finden (fiktives Beispiel: https://kbart/MeinPaket_2020-10-01.txt), müssen Sie die zeitlich variablen Felder in folgender Form codieren (in unserem Beispiel: https://kbart/MeinPaket_{YYYY-MM-DD}.txt). Achten Sie dabei darauf, die Platzhalter in Großbuchstaben zu setzen:
    • Geschweifte Klammern {} für den zeitlich variablen Teil
    • Y für die Stellen der Jahreszahl
    • M für die Stellen der Monatszahl
    • D für die Stellen der Tageszahl

2.2 Automatischer Import einer KBART-Datei per FTP

  • FTP: Wählen Sie bei „Transfer-Methode“ die Option FTP aus. Es werden dann die beiden Felder Konfiguration und Dateipfad angezeigt. Wählen Sie im Feld Konfiguration die Konfiguration des entsprechenden Anbieters aus (z. B. EBSCO für den Zugriff auf den EBSCO-FTP-Server). Geben Sie anschließend den vollständigen FTP-Pfad an. Im Anschluss können Sie die Verbindung testen. Wenn der Test erfolgreich war, kann auf die Datei zugegriffen werden.
  • Sollten Sie im Dropdown-Menü nicht die Konfiguration des entsprechenden Anbieters finden, wurde diese noch nicht in der GOKB angelegt. Nehmen Sie in diesem Fall bitte Kontakt mit dem GOKB-Team (support@gokb.org) auf, damit eine Konfiguration erstellt werden kann. Senden Sie uns dazu die Zugangsdaten zum FTP-Server des Anbieters. Bitte stimmen Sie die Weitergabe dieser Zugangsdaten zuvor explizit mit dem Anbieter ab. Die Zugangsdaten werden bei uns verschlüsselt und für Nutzende nicht sichtbar hinterlegt.

Für beide Varianten müssen noch folgende Felder befüllt werden:

  • Update-Zyklus: Sie können hier wählen, wie häufig das Paket per URL oder FTP aktualisiert werden soll: wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich.
  • Namensraum für title_id: Wählen Sie den Namensraum des Identifikators, der sich in der Datei unter der Spalte title_id befindet. Bitte beachten Sie:
    • In dieser Spalte kann eine proprietäre Kennziffer des Anbieters, eine DOI oder ein anderes Identifikatorsystem genutzt werden.
    • Wenn in der Anbieter-Detailsicht ein typischer Namensraum für dessen Listen hinterlegt ist, wird das Feld entsprechend vorbelegt.
    • Prüfen Sie unbedingt anhand der KBART-Datei, ob der Namensraum korrekt ausgewählt wurde.
    • Wenn die Spalte title_id lediglich als Kopie einer anderen Spalte vorliegt (z. B. online_identifier, print_identifier oder doi_identifier), sollten Sie die Auswahl des Namensraums freilassen.
    • Bei gemischten Paketen werden zwei Auswahllisten angezeigt per Check-Box „Mehrere Namensräume“ – eine für Monographien und eine für Reihenpublikationen wie Zeitschriften. Sie können diese Auswahl ändern.

Sie starten den automatischen Import und das Update per HTTP oder FTP, indem Sie in beiden Check-Boxen „Aktiviert“ und „Jetzt importieren“ einen Haken setzen. 

Schritt 4: Zusammenfassung

Hier finden Sie eine Zusammenfassung der gewählten Einstellungen. Ihre präferierte Kuratorengruppe wird automatisch hinzugefügt.

Screenshot von der GOKB-Seite, auf der die Zusammenfassung der Infos eines angelegten Pakets zu sehen ist