Arbeiten mit Prüfanfragen

Einführung

Prüfanfragen sind zentrale Workflow-Komponenten der GOKB. Über Prüfanfragen wird Ihnen mitgeteilt, ob bei der Bearbeitung oder dem Einspielen von Komponenten Fehler aufgetreten sind oder mögliche Ungereimtheiten entdeckt wurden. Auch einfache Informationen und Rückmeldungen werden Ihnen in Form von Prüfanfragen zurückgemeldet.

Das Ziel jeder Kuratorengruppe sollte sein, alle Prüfanfragen zu einer Paketeinspielung anzusehen, ggf. zu bearbeiten und zu schließen. Dabei ist zu beachten:

Die Bearbeitung einer Prüfanfrage erfordert – abhängig von der Art der Prüfanfrage – eine Bearbeitung der jeweiligen Komponente. Die Prüfanfrage muss danach manuell geschlossen werden.
Viele Prüfanfragen dienen nur zur Information und können ohne Bearbeitung geschlossen werden.
Die GOKB reagiert sehr sensibel auf mögliche Ungereimtheiten in den Daten. Gegebenenfalls können so von dem System Prüfanfragen geöffnet werden, die nur vermeintlich einen Fehler beschreiben, obwohl alles korrekt ist. Diese können nach Prüfung geschlossen werden.

Prüfanfragen finden

In der GOKB gibt es drei Wege, um Prüfanfragen zu finden.

Im Dashboard
In der Paketsicht
In der Prüfanfragen-Sicht

Dashboard

Im Dashboard werden alle Prüfanfragen angezeigt, die der ausgewählten Kuratorengruppe zugeordnet sind

In der Paketsicht

Im Reiter „Zusammenfassung“ in der Paketsicht sind alle Prüfanfragen aufgeführt, die zum augenblicklich ausgewählten Paket gehören. Das umfasst einerseits Prüfanfragen, die das Paket insgesamt oder einzelne Pakettitel betreffen, andererseits Prüfanfragen der verknüpften Referenztitel. Die Anzeige der jeweiligen Prüfanfragen können Sie durch das Anklicken der Check-Box wechseln. Es erscheint dann eine Ergebnisliste, von der aus Sie in die Vollansicht zur Bearbeitung gelangen oder auch ausgewählte Anfragen direkt schließen können.

Die Prüfanfragen und die Referenztitel-Anfragen können in einer CSV-Datei exportiert werden. Klicken Sie dazu auf den Button „Exportieren“.

Durch die Bearbeitung der verknüpften Referenztitel können Sie direkt erkennen, ob bei diesen Titeln beispielsweise Dubletten oder fehlerhafte Identifikatoren vorliegen und diese selbst beheben bzw. der zuständigen Kuratorengruppe melden. Das hat den Vorteil, dass neben den korrigierten Paketdaten auch korrekte Referenzdaten in den ERM-Systemen verarbeitet werden.

In der Prüfanfragen-Sicht

Zur Prüfanfragen-Sicht gelangen Sie über das Menü. Hier können Sie alle Prüfanfragen der GOKB finden und nach folgenden Kriterien filtern:

Ursache – Ein Freitextfeld
Kuratorengruppe – Auswahl der Kuratorengruppe, der die Prüfanfrage zugeordnet ist.
Betroffene Komponente – Ein Auswahlfeld, in dem alle Komponenten (Anbieter, Pakete, Titel etc.) suchbar sind.
Kategorie – Eine Auswahl der Kategorien der Prüfanfragen. Eine Übersicht der Kategorien finden Sie weiter unten.
Status – Eine Auswahl des Status der Prüfanfrage (Offen, Geschlossen, Gelöscht).

Prüfanfragen einsehen und bearbeiten

In der jeweiligen Ergebnisliste finden Sie eine Übersicht über die Komponente, den Komponententyp (wie Journal, Paket etc.), die Kategorie der Prüfanfragen und das Erstellungsdatum.

Über die Checkbox zu Beginn jeder Zeile können Sie eine oder mehrere Prüfanfragen anwählen und über den Button „Schließen“ den Status auf „Geschlossen“ setzen.

Für eine Detailsicht der Prüfanfrage wählen Sie den Link unter der Spalte „Betroffene Komponente“ an.

Detailsicht

In der Detailsicht erhalten Sie verschiedene Informationen und Optionen:

Erstellt am: Das Feld zeigt das Datum der Erstellung der Prüfanfrage.
Status: Der Status („Offen“ oder „Geschlossen“) gibt den Status der Prüfanfrage an. Wenn eine Prüfanfrage bearbeitet ist, d. h. die geprüfte Komponente von Ihnen als korrekt angesehen wird (nach einer Korrektur oder weil die Prüfanfrage keine weitere Bearbeitung erfordert), können Sie den Status auf „Geschlossen“ setzen.
Kuratorengruppe: Es wird die verantwortliche Kuratorengruppe in diesem Feld angezeigt.
Durchgeführte Aktion: Dieses Feld gibt an, wie die GOKB automatisiert mit dem festgestellten Problem verfahren ist. Ist der Eintrag leer, hat die GOKB nichts unternehmen können.
Ursache: Dieses Feld gibt die Ursache an, die zum Öffnen der Prüfanfrage geführt hat.
Info-Box (To Do): Falls eine Handlung von Ihnen als Nutzer*in erforderlich ist, erhalten Sie hier eine Anleitung. Ist der Eintrag leer, diente die Prüfanfrage lediglich zu Ihrer Information. Sie können sie dann über „Anfrage abschließen“ beenden.
Betroffene Komponente: Dieses Feld gibt die genaue Komponente an, d. h. welches Paket, welche Plattform oder welcher Anbieter für die Prüfanfrage ursächlich ist.
Weitere betroffene Komponenten: Gibt es weitere Komponenten neben der zuvor angegebenen, die für die Prüfanfrage ursächlich ist, so werden diese hier angezeigt. Sie können weitere Komponenten selbständig verknüpfen.

Sie können die Prüfanfragen an dieser Stelle schließen und die Detailsicht über den Button „Aktualisieren“ wieder verlassen.

Typen von Prüfanfragen

Hier finden Sie eine Auflistung von aktuellen Prüfanfragen. Sie können über den Titel der Prüfanfrage direkt zum passenden Eintrag springen.

Namensraumkonflikt
Fehlerhafter Name
Identifikatoren-Konflikt beim KBART-Import
Referenztitelkonflikt
Uneindeutige Titelübereinstimmung
Identifikatoren-Konflikt (ID ergänzt)

Anleitung zur Bearbeitung von Prüfanfragen

Im Folgenden erklären wir Ihnen in einzelnen Schritten, wie Sie bestimmte Typen von Prüfanfragen bearbeiten können.

Namensraumkonflikt

Der Konflikt ist entstanden, weil der Pakettitel eine e-ISSN enthält, die einer bestehenden p-ISSN des Referenztitels entspricht, oder umgekehrt.

In der Kachel wird der zu korrigierende Titel mit den enthaltenen Identifikatoren angezeigt. Durch anklicken des Kästchens in der Tabelle wählen Sie die zu löschende(n) ISSN(s) aus.
Die Löschung aktivieren Sie über den Button „Titeländerungen abschicken“.
Um einen neuen Identifikator hinzuzufügen, klicken Sie auf den Titel. Es öffnet sich dann in einem neuen Fenster die Detailansicht.
Im Anschluss klicken Sie auf den Button „Prüfanfrage abschließen“.

Hinweis: Print- und Onlineversion einer Zeitschrift müssen mit eigenen ISSNs ausgezeichnet werden. Verschiedene Nachweissysteme benutzen jedoch eine ISSN fälschlich für beide Versionen. Die autorisierten ISSNs finden Sie unter https://portal.issn.org/.

Fehlerhafter Name

Der Konflikt ist entstanden, weil der Name des Titels fehlerhafte Zeichen enthält.

Klicken Sie auf das Stift-Icon in der Kachel, das hinter dem zu prüfenden Titel angezeigt wird. Sie können so direkt im Feld die fehlerhaften Zeichen im Titelnamen anpassen. Die Korrektur wird übernommen, indem Sie den Haken am Ende des Feldes aktivieren.
Speichern Sie die Änderung des Titels über den Button „Titeländerungen abschicken“.
Überprüfen Sie ebenfalls die in der Kachel angezeigten Paket- bzw. Referenztitel. Mit einem Klick auf den Namen öffnet sich die Detailansicht in einem neuen Fenster.
Die Prüfanfrage beenden Sie über den Button „Prüfanfrage abschließen“.

Hinweis: Fehlerhafte Zeichen im Titel tauchen immer dann auf, wenn KBART-Dateien eingespielt werden, die nicht UTF-8-konform sind. In der Dokumentation finden Sie eine Anleitung, wie man mit einem Tabellenkalkulationsprogramm Dateien in UTF-8 umwandelt und speichert. Für die korrekte Titelaufnahme kann die Verzeichnung in externen Quellen helfen.

Identifikatoren-Konflikt beim KBART-Import

Der Konflikt entsteht, wenn die GOKB zwar den KBART-Datensatz einem bestehenden Pakettitel zuordnen kann, aber sich ein oder mehrere Identifikatoren unterscheiden.

Dies kommt beispielsweise vor, wenn Daten in der KBART korrigiert wurden und das Paket geupdatet wurde.

Technischer Hintergrund dieser Prüfanfrage:

Ist ein Pakettitel bei einem Paket-Update nicht mehr in der KBART-Datei vorhanden (Ausnahme: Teil-Update beim manuellen KBART-Import), wird dieser automatisch auf “Archiviert” gesetzt.

Durch korrigierte/geänderte Identifikatoren bei einem Pakettitel, matchen der bereits vorhandene Titel und der aus der neuen KBART nicht zu 100%. Die GOKB archiviert den alten Pakettitel und erstellt einen neuen mit den Daten aus der KBART. Da die Pakettitel aber teilweise matchen (einzelne identische Identifikatoren, Titel), wird diese Prüfanfrage erstellt.

Sie dient zur Information über die Änderung am Pakettitel, der Möglichkeit der intellektuellen Überprüfung sowie zum Bereinigen der Pakettitel. Letzteres hat den Hintergrund, dass durch das Zusammenführen das Zugriffsdatum (“access_start_date”) korrigiert wird. Dieses wird bei einem neuen Pakettitel per Default (Datum in Dateiname o. Importdatum) gesetzt, wenn kein explizites “access_start_date” in der Spalte steht. Damit die Titelhistorie so korrekt wie möglich angezeigt wird, bietet die GOKB die Möglichkeit, den archivierten Pakettitel und den neu erstellten Pakettitel zu bereinigen.

Durch die „Bereinigung“ wird der archivierte Titel wieder auf “Aktuell” gesetzt, bekommt aber die Informationen (Identifikatoren, Abdeckung) des neu eingespielten. Der neue Pakettitel dagegen wird automatisiert auf „Gelöscht“ gesetzt.

Prüfanfrage bearbeiten:

Zuerst muss geprüft werden, ob es sich wirklich um eine Pakettitel-Dublette handelt und ob beide Titel mit demselben Referenztitel verknüpft sind. Hierfür sind die Identifikatoren der Referenztitel zu überprüfen.

Anmerkung I: Sollte es sich bei den beiden Pakettiteln um denselben Titel handeln, sie aber an unterschiedlichen Referenztiteln hängen, muss zunächst der falsch verknüpfte Pakettitel an den korrekten Referenztitel gehängt werden. Dafür öffnen Sie den Pakettitel in einem neuen Tab, entfernen den verknüpften Referenztitel und verknüpfen den korrekten (am besten suchen Sie diesen mit der UUID).

Anmerkung II: Sollten die beiden Pakettitel an unterschiedlichen Referenztiteln hängen, die aber denselben Titel darstellen, muss zunächst die Referenztitel-Dublette bereinigt werden. Hierfür muss eine Manuelle Anfrage an dem Referenztitel erstellt werden, der gelöscht werden soll (sollte es noch keine Referenztitelkonflikt-Prüfanfrage geben).

Wurden Anpassungen vorgenommen, dann müssen die Titel einmal in der Prüfanfrage aktualisiert werden.

Nun wird überprüft, welche Identifikatoren sich geändert haben. Wir empfehlen zu kontrollieren, ob die neuen Identifikatoren die korrekten sind. Ist das nicht der Fall, dann muss der Lieferant der KBART-Datei informiert werden, dass falsche Identifikatoren geliefert wurden.

Hier bitte beachten: Korrekturen an den Pakettiteln sind möglich, werden aber bei einem erneuten KBART-Update wieder mit den falschen Identifikatoren überschrieben. Darum müssen Fehler in den Quelldateien bereinigt werden.

An dieser Stelle muss auch im Referenztitel überprüft werden, ob dort die korrekten Identifikatoren gespeichert sind. Sollte dies nicht so sein, muss der Referenztitel korrigiert werden.

Wenn alles korrigiert wurde, muss der Button Titelupdate bereinigen geklickt werden. Die Zusammenführung sowie die Statusänderungen der Pakettitel erfolgt automatisch und die Prüfanfrage wird geschlossen.

Handelt es sich um unterschiedliche Titel, müssen die Identifikatoren überprüft werden, die dazu geführt haben, dass die Prüfanfrage ausgelöst wurde. Auch hier müssen die Referenztitel gegebenenfalls korrigiert werden. Nachdem die Korrekturen erfolgt sind, kann die Prüfanfrage ohne Bereinigung geschlossen werden.

Referenztitelkonflikt

Der Konflikt ist entstanden, weil aufgrund eines Identifikatorenkonflikts ein neuer Referenztitel erzeugt wurde.

Gleichen Sie die Daten der beiden Referenztitel ab, um festzustellen, ob es sich um Dubletten handelt.
Liegt eine Dublette vor, klicken Sie auf den Button „Ziel auswählen“, um die beiden übereinstimmenden Titel zusammenzuführen.
Der verbleibende Titel wird grün angezeigt, die Dublette in Rot. Ihnen wird in der rot markierten Kachel angezeigt, welche Identifikatoren „bereits verknüpft“ sind (grüner Haken) und welche „nicht verknüpft“ sind (rotes X). Sie können die nicht verknüpften Identifikatoren hinzufügen, indem Sie diese anklicken.
Über den Button „Dublette zusammenführen“ schließen Sie die Prüfanfrage ab.

Hinweis: Anstelle von Dubletten kann es sich bei ähnlichen Titeln auch um Vor- und Nachfolgetitel handeln, die dann nicht zusammengeführt werden dürfen. Auch können Identifikatoren falsch sein. Hier kann eine Überprüfung der Identifikatoren sowie des Erscheinungs- und Titelverlaufs helfen. Bei der Auswahl des korrekten Titels können die Abdeckung des Pakettitels und der Erscheinungsverlauf des Referenztitels hilfreich sein. Korrekte Identifikatoren können Sie nachtragen, wenn Sie über den Namen in die Bearbeitungssicht des Titels springen.

Uneindeutige Titelübereinstimmung

Der Konflikt ist entstanden, weil die GOKB anhand der vorliegenden Identifikatoren keinen Referenztitel verknüpfen konnte.

Schritt 1:

Überprüfen Sie zunächst, ob es sich bei den beiden Titeln um Dubletten handelt. Achten Sie dabei auf mögliche Titel-Splits.
Falls es sich um eine Dublette handelt, wählen Sie den Referenztitel aus, der übernommen werden soll über „Ziel auswählen“ und klicken dann auf „Dublette zusammenführen“, um die Titel zu verknüpfen.
Handelt es sich nicht um eine Dublette, bereinigen Sie eventuelle fehlerhafte Identifikatoren, indem Sie einen Haken in der jeweiligen Kachel setzen und die Titeländerung abschicken.
Über den Button „Weiter“ gelangen Sie zum 2. Schritt.

Schritt 2:

Gleichen Sie den zu prüfenden Titel mit den angezeigten Referenztiteln ab. Markieren Sie anschließend denjenigen Titel über „Ziel auswählen“, den Sie verknüpfen wollen und bestätigen das. Fehlerhafte Identifikatoren können Sie auch nachträglich im Titel noch korrigieren.
Gibt es mit keinem der aufgeführten Referenztitel eine Übereinstimmung, können Sie über die letzte Kachel nach einem bestehenden Titel suchen oder einen neuen erzeugen.
Über den Button „Prüfanfrage abschliessen“ beenden Sie die Bearbeitung.

Identifikatoren-Konflikt (ID ergänzt)

Der Konflikt ist entstanden, als beim Abgleich im Referenztitel ein Identifikator ergänzt wurde, der von den vorhandenen Identifikatoren abweicht.

Prüfen Sie die angezeigten Identifikatoren des Referenztitels auf ihre Richtigkeit.
Löschen Sie falsche Identifikatoren, indem Sie die Stelle mit einem Haken markieren und dann den Button „Titeländerungen abschicken“ klicken.
Schließen Sie die Prüfanfrage ab.

Hinweis: Bei einem Identifikatorenkonflikt wird in der Regel ein neuer Titel angelegt. Dass wie hier lediglich eine ID ergänzt wird, tritt bei Identifikatoren auf, die nicht bei der eindeutigen Identifizierung der Ressource helfen, z. B. bei ISBNs der parallelen Druckausgabe.